Warum Sie eine Einkaufsstrategie entwickeln sollten

Was ist eine Einkaufsstrategie und was bringt diese eigentlich?

Wer ist für den Erfolg eines Unternehmens verantwortlich. Der Vertrieb? Die Entwicklung? Der Service? Das Marketing? Oft werden diese oder ähnliche Faktoren oder Abteilungen in genau dieser Reihenfolge genannt. Der Einkauf eher selten. Lesen Sie hier, warum das Entwickeln einer Einkaufsstrategie mitunter der am meisten unterschätzten Faktoren für Unternehmenserfolge ist.

Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist Einkauf einfach Einkauf. Was gebraucht wird, wird besorgt. Dabei ist es egal, ob es große Investitionsgüter wie Fertigungsanlagen sind oder ein paar Rollen Tesafilm. Die Schritte sind oft dieselben:

  • Bedarf wird erkannt.
  • Kontakt zu Lieferanten aufgenommen.
  • Angebote eingeholt.
  • Kauf abgeschlossen und auf Lieferung gewartet.

So ein Prozess ist bei Büromaterial nicht erfolgsentscheidend. Doch oft findet dieser auch so oder ähnlich im Produktionsprozess statt. Zum Beispiel für Bauteile, Werkzeuge, Maschinen oder sogar größere Anlagen.

Was sind die Vorteile des strategischen Einkaufs

Kommt man auf das Buzzword „strategischer Einkauf“ zu sprechen, vermuten viele erst einmal ein organisatorisches Monster ohne großen Nutzen. Allerdings ist das Gegenteil der Fall. Denn dahinter stecken tatsächlich schlankere Beschaffungsprozesse. Weitere Vorteile sind:

  • bessere Preise
  • weniger Lagerkosten
  • effektivere Logistik
  • höhere Qualität der Teile, weniger Ausschuss
  • reduzieren von Lieferengpässen
  • Einkauf mit höherer Nachhaltigkeit
  • Innovationsimpulse
  • höhere Gewinnmarge bzw. Wertschöpfung

Das Einkaufen von Rohstoffen, Bauteilen, Maschinen oder auch Dienstleistungen ist oft ein komplizierter Prozess. Durch gezielt eingesetzte Hebel (die Strategie) kann der Einkauf auf verschiedenen Ebenen zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Zum einen kann der Einkauf Lieferanten und Partner so auswählen, dass eine „just in time“ Lieferung die Lagerkosten reduziert. Oder bei einem Konstruktionsprozess mit vielen Bauteilen kann der Fokus auf Liefersicherheit gelegt werden, so dass die Produktion auch in schwierigen Zeiten stabil weiterläuft. So machen Sie Ihre eigenen Aufträge krisenfest.

Oder Sie denken langfristig an Innovation und Nachhaltigkeit. Der Einkauf kann auch ein Innovationstreiber sein, indem er zum Beispiel auf Know-how der Lieferanten zurückgreift. Das Thema Nachhaltigkeit kann dafür sorgen, dass Sie Ressourcenaufwendige Produktion effektiver gestalten oder sogar disruptive Innovation implementieren.

Das bedeutet: Der strategische Einkauf kann ein maßgeblicher Erfolgstreiber Ihres Unternehmens werden.

Anzeichen für fehlenden oder lückenhaften strategischen Einkauf

In kleinen und mittelständischen Betrieben ist das Thema oft noch sehr unterrepräsentiert, da die Meinung vorherrscht:

„Für so etwas sind wir noch viel zu klein.“

Deshalb wurde das Thema entweder gar nicht angegangen oder auch nur auf dem Papier eingeführt. Jedoch ist es selten schon im Unternehmen und dessen Kultur verankert.

Die Anzeichen hierfür können Sie leicht sehen. So ist das „Silodenken“ ein deutlicher Hinweis. Abteilungen und Projekte kaufen ein, wie Sie wollen. Mit dem Einkauf wird wenig kommuniziert oder dieser sogar umgangen und direkt selbst eingekauft. Im Günstigen Fall sind die Kommunikationsprozesse nur nicht strukturiert. Doch auch im letzten Fall bleiben die Einsparpotentiale liegen.

Weitere typische Anzeichen sind:

  • Reagieren statt agieren. Gekauft wird, wenn etwas fehlt.
  • Marktschwankungen treffen unvorbereitet und senken die Gewinnmarge.
  • Qualitätsmängel und Ausschuss gehen zu den eigenen Lasten.
  • Abweichende Vereinbarungen und Konditionen in Lieferverträgen, in verschiedenen Abteilungen.

Ansätze beim Entwickeln einer Einkaufsstrategie

Die Einkaufsstrategie, in der zunächst allgemeine Leitlinien festgelegt werden, wird abgeleitet aus der Unternehmensstrategie und beinhaltet u.a. die folgenden Punkte:

  • Einbezug des Einkaufs
  • Abgrenzung der Tätigkeitsfelder
  • Markt-Strategien
  • Sourcing-Strategien
  • Aufstellung des Einkaufs im Geschäftsmodell

Die Definition einer globalen Einkaufsstrategie ist teilweise aufgrund von Produkt-/ Warengruppenheterogenität nicht möglich oder nur schwer umsetzbar. So sieht zum Beispiel die Strategie bei Serienbedarfen anders aus als bei Projektbeschaffung. Auch aus der Tatsache, ob der Einkauf in Prozesse mit eingebunden ist oder nicht, folgen unterschiedliche Strategien. Die Unternehmensgröße hat ebenfalls einen Einfluss auf die Einkaufsstrategie (globaler vs. regionaler Einkauf).

Wie das Entwickeln einer Einkaufsstrategie im Einzelnen konkret aussehen kann, erfahren Sie hier in den nächsten Beiträgen.

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